Channel manager e gestionale: cosa serve a chi gestisce più case

Un channel manager tiene allineati calendari, prezzi e prenotazioni della stessa casa su più piattaforme, da un posto solo: quando una notte si vende su Airbnb, si chiude sugli altri canali. Il gestionale, che nel settore si chiama anche PMS, dall'inglese property management system, organizza invece il lavoro intorno alle prenotazioni: ospiti, ingressi, pulizie, proprietari, conti. Molti prodotti fanno tutte e due le cose.

Con una casa su una sola piattaforma non servono. Con più case, più canali o più persone al lavoro, diventano lo strumento su cui gira tutto il resto.

Cosa fa un channel manager

• Calendari. Una prenotazione arrivata da un canale chiude le stesse notti su tutti gli altri, e una cancellazione le riapre.
• Prezzi e regole. Il prezzo di ogni notte, il soggiorno minimo e le altre restrizioni si impostano una volta e partono verso tutte le piattaforme collegate.
• Prenotazioni. Arrivano in un elenco solo, con i dati dell'ospite, gli importi e il canale da cui vengono.
• Messaggi, foto, recensioni. Dipende dalla piattaforma e dal fornitore. Booking, per esempio, permette ai fornitori collegati di gestire anche i messaggi degli ospiti, e con alcuni le foto e le recensioni. Come pesano le recensioni su Booking è in il punteggio di Booking.
• Annunci. Su Airbnb puoi scegliere se dal software si sincronizza tutto, testi e foto compresi, oppure solo prezzi e disponibilità, lasciando il resto modificabile su Airbnb: lo spiega la pagina sulle opzioni di sincronizzazione.

Cosa fa un gestionale

Tiene insieme quello che succede dopo la prenotazione. A seconda del prodotto:

• la scheda dell'ospite, i documenti e il check-in online;
• il calendario delle pulizie, con i turni di chi pulisce e le foto a fine lavoro;
• le chiavi o i codici d'ingresso, e chi entra quando: un codice da solo, però, non identifica l'ospite, come spiega self check-in e keybox;
• i dati da mandare alla Questura e alla statistica della regione;
• le spese di ogni casa e il rendiconto del mese per ogni proprietario;
• i permessi: chi del team vede cosa.

Il confine tra i due è sfumato. Ci sono channel manager con dentro un gestionale e gestionali con dentro un channel manager: conta cosa fa lo strumento, non come si chiama. Il lavoro che deve reggere, passaggio per passaggio, è in come si gestisce un affitto breve.

Collegamento diretto o link iCal: la differenza che conta

I modi di tenere allineati i calendari sono due.

Il link iCal è un indirizzo che le piattaforme mettono a disposizione gratis: ognuna legge il calendario dell'altra. Porta solo le date occupate, non i prezzi né le regole, e non è istantaneo. Airbnb aggiorna i calendari importati ogni tre ore, come spiega la pagina su come sincronizzare i calendari, e in quelle ore la stessa notte si può vendere due volte.

Il collegamento diretto, via API, è una connessione tra il software e la piattaforma: prenotazioni, disponibilità e prezzi passano senza aspettare il prossimo aggiornamento di un link. Non lo apri da solo, passi da un fornitore che la piattaforma ha abilitato. Airbnb lo chiama software connesso tramite API, e il collegamento si autorizza dall'account del titolare del team, come spiega la pagina sulla gestione degli annunci con un software. Booking lo chiama provider di connettività, e si attiva anche dall'extranet, alla voce Channel manager, come spiega la guida per i partner.

Due conseguenze pratiche, da sapere prima:

• Una volta collegato, si lavora dal software. Booking chiede a chi usa un provider di connettività di aggiornare camere e tariffe dal sistema del fornitore, non dall'extranet. Le modifiche fatte a mano sulla piattaforma rischiano di non arrivare agli altri canali.
• Su Airbnb cambia la struttura dei costi. Per chi usa un software di gestione è obbligatoria la struttura in cui il costo del servizio è tutto a carico dell'host, come si legge nella pagina sui costi del servizio di Airbnb. Va messo nei conti prima di collegarsi.

Quando serve davvero

• Una casa, una piattaforma. Basta il calendario della piattaforma.
• Una casa, due piattaforme. Il link iCal funziona, se accetti le ore di ritardo e tieni i prezzi allineati a mano. Le differenze tra i due canali sono in Airbnb o Booking.
• Più case, o più canali. Serve un channel manager. A mano, prima o poi, una notte si vende due volte, e la cancellazione che ne segue la paghi in recensioni e in posizione nei risultati.
• Case di altri proprietari, o una squadra. Serve anche un gestionale, perché il problema non è più solo il calendario: è chi pulisce dove, chi fa entrare chi, il rendiconto di ogni proprietario a fine mese.

Cosa chiedere a un fornitore prima di firmare

1. Con quali piattaforme ha un collegamento diretto, e quali funzioni passano per ognuna: prezzi, disponibilità, prenotazioni, messaggi, testi e foto, recensioni?
2. Per quali canali usa invece il link iCal?
3. Gestisce le regole che usi davvero, come il soggiorno minimo diverso per periodo, il preavviso, le tariffe per numero di ospiti, gli sconti sulle settimane?
4. Si collega allo strumento di prezzi dinamici che usi, o ne ha uno suo? Come si decide il prezzo di una notte lo abbiamo spiegato in prezzi dinamici negli affitti brevi.
5. Prepara i dati per la Questura, per la statistica della tua regione e per l'imposta di soggiorno del tuo Comune, o dovrai inserirli a mano? Cosa va comunicato, e quando, è in Alloggiati Web.
6. Com'è fatto il costo: per casa, per prenotazione, a percentuale? E quanto cresce per ogni casa in più?
7. Quanto dura il contratto, e se lo lasci puoi portare via i tuoi dati: prenotazioni, ospiti, storico dei prezzi?
8. Chi risponde se il collegamento si interrompe di sabato sera, e in che lingua?
9. Dove sono conservati i documenti degli ospiti, e c'è il contratto sul trattamento dei dati che il GDPR richiede quando un fornitore li tratta per conto tuo?

Prima di decidere, chiedi di provarlo su una casa sola, con prenotazioni vere, per qualche settimana. Il momento peggiore per scoprire un difetto del collegamento è la settimana più piena dell'anno.

Perché qui non trovi una classifica

Cercando «miglior channel manager» trovi soprattutto pagine scritte da chi vende un software o da chi li mette a confronto. Il prodotto giusto dipende da quante case hai, da quali canali usi e da quanta parte del lavoro vuoi dentro lo stesso strumento. Per questo qui trovi le domande, non i nomi e non i prezzi.

Se è la tua casa, e se le case sono tante

Se sei il proprietario di una casa sola e questa pagina ti ha fatto pensare che è tanto lavoro per un calendario, è così. Quando la gestione la facciamo noi, calendari, canali e prezzi sono compresi: è tutto nella pagina della gestione affitti brevi.

Se invece gestisci più case, sai che lo strumento aiuta ma non fa il lavoro al posto tuo. Calendari, canali e prenotazioni sono il nostro lavoro di ogni giorno su oltre 250 immobili, dal 2019, e una parte di quelle case la seguiamo insieme ad altri gestori. Se vuoi capire se possiamo lavorare insieme, parti dalla pagina per i property manager.