Il contratto con il property manager: cosa deve esserci

Un contratto con il property manager deve dire, nero su bianco, sei cose: che tipo di mandato gli dai, per quanto tempo e come se ne esce, come e quando si fanno i pagamenti, cosa ti rendiconta, chi risponde dei danni e quanto costa, voce per voce. Se una di queste manca o è scritta in modo vago, chiedila prima di firmare: dopo è più difficile.

Qui trovi cosa guardare, non un modello da copiare. Un contratto si legge sulla tua casa e sulla tua situazione.

Le regole cambiano: prima di firmare, verifica sulle fonti linkate e, per i dubbi fiscali o legali, con il tuo commercialista o un avvocato.

Che contratto è: un mandato

Quando affidi la casa a un gestore, di solito firmi un mandato: il contratto con cui una parte si obbliga a compiere uno o più atti giuridici per conto dell'altra. È la definizione dell'articolo 1703 del codice civile, e da lì discende quasi tutto il resto. Il mandato si presume a pagamento (articolo 1709): il compenso va scritto.

Non esiste un modello obbligatorio. Un punto di riferimento sì: la Camera di commercio di Milano Monza Brianza Lodi, insieme a Rescasa Lombardia, ha preparato un contratto tipo di mandato al property manager per la gestione di locazioni brevi e di media durata. Non sei tenuto a usarlo, ma leggerlo accanto al contratto che ti propongono aiuta a vedere cosa manca.

C'è anche una strada diversa, che non è un mandato: il gestore prende la casa in affitto da te, e tu ricevi un canone fisso concordato. È una locazione, con regole sue, ed è spiegata in sublocazione e rent to rent.

Con rappresentanza o senza

È la prima riga da cercare, perché decide chi è la controparte dell'ospite o dell'inquilino.

• Con rappresentanza. Il gestore agisce in nome tuo (articolo 1704). I contratti con gli ospiti o con gli inquilini li firma lui, ma sono tuoi: il locatore sei tu, e a te fanno capo diritti e obblighi.
• Senza rappresentanza. Il gestore agisce in nome proprio. Per legge acquista lui i diritti e assume lui gli obblighi verso i terzi, e i terzi non hanno alcun rapporto con te (articolo 1705).

Nessuna delle due è sbagliata in sé. Conta sapere quale stai firmando, e che il resto del contratto sia coerente: a nome di chi è l'annuncio, chi compare nelle ricevute, chi registra i contratti di locazione che superano i trenta giorni, chi chiede il CIN e il codice della regione.

Quanto dura, e come se ne esce

Il contratto deve dire quanto dura, se si rinnova da solo e con quale preavviso si disdice. Il codice civile dà una cornice. Di regola puoi revocare il mandato, ma se era a tempo determinato e lo revochi prima della scadenza senza una giusta causa devi risarcire il danno; se era a tempo indeterminato, devi dare un congruo preavviso (articoli 1723 e 1725). Vale anche al contrario: il gestore che rinuncia senza giusta causa risponde dei danni, e deve farlo in modo che tu possa organizzarti (articolo 1727).

Dentro quella cornice il contratto aggiunge preavvisi e, a volte, penali. Cerca la risposta a queste domande:

• Quanto preavviso serve, e c'è una penale se esci prima della scadenza?
• Le prenotazioni già confermate per i mesi dopo l'uscita chi le segue, e a chi va il compenso?
• L'annuncio sulle piattaforme è sul tuo account o sul suo? Cosa succede all'annuncio e alle recensioni quando il rapporto finisce?
• Entro quando ti restituisce chiavi, documenti e credenziali?

I pagamenti, nero su bianco

Modalità e tempi dei pagamenti si concordano prima di firmare, e si scrivono nel contratto: non si lasciano a un accordo a voce. Accanto a quelli, il contratto deve dire:

• su cosa si calcola il compenso: sul lordo pagato dall'ospite o sul netto dopo le commissioni delle piattaforme;
• quali spese sono a tuo carico, chi le approva e con quali giustificativi;
• come si gestisce l'imposta di soggiorno, dove il Comune la applica, e come compare nei conti;
• negli affitti medi e lunghi, come si fa la riconsegna della casa: il verbale, con le foto del suo stato.

Per gli affitti brevi la legge prevede anche adempimenti fiscali a carico degli intermediari che intervengono nel pagamento, comprese le piattaforme: chi è tenuto e come si applicano lo spiega l'Agenzia delle Entrate nella pagina dedicata alle locazioni brevi. Cosa significano per il tuo contratto, chiedilo al commercialista prima di firmare.

Il rendiconto: un obbligo, non una cortesia

Il gestore deve renderti conto di quello che fa: lo dice l'articolo 1713 del codice civile. Lo stesso articolo aggiunge che la dispensa preventiva dal rendiconto non ha effetto quando il gestore deve rispondere per dolo o colpa grave. Un contratto che non parla di rendiconto, o lo lascia «a richiesta», è un segnale da non ignorare.

Scrivi nel contratto ogni quanto lo ricevi e cosa contiene. Un rendiconto utile riporta almeno le prenotazioni del periodo, quanto ha pagato ogni ospite, le commissioni delle piattaforme, il compenso del gestore e le spese con le ricevute, voce per voce.

Chi risponde dei danni

I danni fatti dagli ospiti. Chi li documenta, entro quanto tempo si apre la richiesta di rimborso sulla piattaforma, chi segue la pratica e chi paga la parte che non viene rimborsata.

I danni fatti dal gestore. Il codice chiede al mandatario la diligenza del buon padre di famiglia (articolo 1710). Una clausola che esclude ogni sua responsabilità, anche per i suoi errori, va discussa prima di firmare.

Le spese e le polizze. Fino a quale importo il gestore può spendere senza chiederti il permesso, e chi sceglie i tecnici. Quale polizza copre la casa, a nome di chi, e se il gestore ne ha una per la sua attività.

Nella stessa parte del contratto vanno gli adempimenti: CIN, codice regionale, comunicazione degli ospiti alla Polizia di Stato. Se li fa il gestore, il contratto deve dirlo, e deve dire chi ne risponde se uno salta.

Le domande da fare prima di firmare

1. Il mandato è con o senza rappresentanza?
2. Quanto dura, si rinnova da solo, e quanto preavviso serve per uscire?
3. Come e quando si fanno i pagamenti, e dove lo scriviamo?
4. Il compenso si calcola sul lordo o sul netto delle commissioni delle piattaforme, e cosa comprende, voce per voce?
5. Ogni quanto ricevo il rendiconto, e cosa c'è dentro?
6. Chi apre le richieste di rimborso per i danni, e chi paga quello che non viene rimborsato?
7. Fino a quale importo spendi senza chiedermelo?
8. Chi fa CIN e comunicazione degli ospiti, chi ne risponde, e come si gestisce l'imposta di soggiorno?
9. C'è un'esclusiva, o posso affittare la casa anche da solo? Come blocco le date che mi servono?
10. Chi decide i prezzi, e posso fissare un minimo sotto cui non scendere?

Le risposte le vuoi scritte nel contratto, non dette al telefono.

Come lavoriamo noi

Lavoriamo con il modello spiegato in property management: come funziona: una percentuale sulle prenotazioni confermate, nessun canone mensile, nessun costo di attivazione. La percentuale non la pubblichiamo: te la scriviamo nella stima, dopo aver visto la casa.

Tu decidi il prezzo minimo e le date che tieni per te, e approvi le spese che non sono manutenzione ordinaria. Ogni mese ricevi il rendiconto: le prenotazioni, le spese e la nostra commissione, voce per voce. Modalità e tempi dei pagamenti li concordiamo con te e li scriviamo nel contratto. CIN, codice regionale e comunicazione degli ospiti li facciamo noi; l'imposta di soggiorno si applica secondo il regolamento del Comune, che fissa tariffe ed esenzioni, e come gestirla nella tua casa lo definiamo con te. Per gli aspetti fiscali il riferimento è il tuo commercialista; se hai un dubbio, chiedici. Se un ospite fa un danno, lo documentiamo e apriamo la richiesta di rimborso sulla piattaforma su cui ha prenotato. Le fasi, dal sopralluogo al primo rendiconto, sono nel metodo.

Le dieci domande qui sopra falle anche a noi. Si comincia dalla stima gratuita, che non ti impegna. Se stai ancora decidendo fra un gestore e un'agenzia, la differenza è in affittare casa tramite agenzia.